文件控制程序
1. 目的
為使文件與資料處理迅速，并正確流通、應(yīng)用及管理,以確保各相關(guān)部門(mén)能及時(shí)獲得適當(dāng)且有效之最新文件。
2. 范圍
本公司內(nèi)、外聯(lián)系或客戶(hù)/供應(yīng)商往來(lái)之有關(guān)品質(zhì)及技術(shù)文件均適用之。
3. 權(quán)責(zé)
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文 件 類(lèi) 別 |
制定 |
審核 |
批準(zhǔn) |
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質(zhì)量手冊(cè) |
管理者代表 |
管理者代表 |
總經(jīng)理 |
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程序文件 |
各 相關(guān)人員 |
管理者代表 |
管理者代表 |
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三階文件 |
各 相關(guān)人員 |
管理者代表 |
管理者代表 |
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四階文件 |
各 相關(guān)人員 |
管理者代表 |
管理者代表 |
4. 定義
本公司文件類(lèi)別區(qū)分四階
4.1 文件階碼如下：
QM: 一階文件
QP: 二階文件
OS: 三階文件
QR: 四階文件
4.2 系統(tǒng)文件:質(zhì)量手冊(cè),為本公司第一階文件。
4.3 程序文件:管理評(píng)審、內(nèi)部品質(zhì)審核、品質(zhì)制度、文件與資料管制等,依質(zhì)量手冊(cè)所訂之各項(xiàng)程序,為本公司第二階文件。
4.4 指導(dǎo)書(shū)文件:標(biāo)準(zhǔn)書(shū)、細(xì)則、規(guī)范、通則等文件,為本公司第三階文件。
4.5 制造文件:原理圖、承認(rèn)書(shū)、模具圖紙、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等為公司第三階文件。
4.6 外來(lái)文件:從公司以外獲得的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或文件及設(shè)備相關(guān)說(shuō)明書(shū)、操作介紹、客戶(hù)原圖等屬第三階文件。
4.7 記錄:校驗(yàn)記錄、檢驗(yàn)記錄、測(cè)試記錄及執(zhí)行第二、第三階所衍生的記錄資料等為本公司第四階文件。
5. 作業(yè)內(nèi)容
5.1 各階文件編號(hào)如下：
5.1.1 一、二階文件的編號(hào)為
5.1.2 三階文件的編號(hào)為：
5.1.3 記錄編號(hào)格式如下:
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類(lèi)別 |
代碼 |
|
法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn) |
STD |
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承認(rèn)書(shū) |
ACK |
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政府公文等 |
GOV |
5.2 文件制訂、修訂、廢止的制作
ISO文件包括質(zhì)量手冊(cè),程序文件,三級(jí)文件,表格等的制訂、修訂或廢止時(shí),由主辦及相關(guān)部門(mén)人員或指定人員按各類(lèi)文件之標(biāo)準(zhǔn)格式擬定后,填寫(xiě)《文件申請(qǐng)、更改、補(bǔ)發(fā)、報(bào)廢單》經(jīng)管理代表批準(zhǔn)后,依次編號(hào), 并附《文件分發(fā)登記表》注明發(fā)行部門(mén)及份數(shù),由行政部發(fā)行實(shí)施。
5.3 文件發(fā)放、回收
5.3.1 經(jīng)核準(zhǔn)后之文件與資料,按《文件分發(fā)登記表》所需份數(shù)影印文件與資料加蓋受控文件章后分發(fā)相關(guān)部門(mén),并由簽收部門(mén)于《文件分發(fā)登記表》上簽章,修訂或廢止時(shí)則需與原《文件分發(fā)登記表》上記回收。
5.3.2 第四階表單格式經(jīng)核準(zhǔn)后,原稿保存并發(fā)行一份給原申請(qǐng)部門(mén),使用時(shí)由使用部門(mén)自行影印或請(qǐng)購(gòu)印制;如表單發(fā)行新版時(shí),可不填寫(xiě)《文件分發(fā)登記表》。
5.3.3 文件應(yīng)保證清晰完整、易于認(rèn)別。
5.4 文件管理、登錄、歸檔
5.4.1 正式文件有破損、缺頁(yè)、字跡模糊或份數(shù)不夠被發(fā)時(shí),需填寫(xiě)《文件分發(fā)登記表》,送核準(zhǔn)部門(mén)簽核后,再由行政部發(fā)行、收回。
5.4.2 舊版文件或過(guò)期失效需作廢之文件應(yīng)加蓋[作廢文件]章,若因特殊原因需保留時(shí)應(yīng)給予隔離和標(biāo)識(shí)。
5.4.3 對(duì)外提供給客戶(hù)、供應(yīng)商等文件,由獲知部門(mén)或公司代表填寫(xiě)《文件分發(fā)登記表》在備注欄注明客戶(hù)或供應(yīng)商廠名呈報(bào)管理者代理核準(zhǔn)后從行政部領(lǐng)取相應(yīng)份數(shù)的相應(yīng)文件加蓋受控文件章。
5.4.4 行政部/權(quán)責(zé)(登錄/發(fā)行/歸檔)。
行政部需將發(fā)行的文件進(jìn)行登錄發(fā)行存檔。
5.4.5 借閱時(shí)經(jīng)行政部核準(zhǔn),經(jīng)批準(zhǔn)方可借閱所管制之原件。
5.4.6 受控文件章加蓋于每頁(yè)文件右上角空白位置。
5.5 外來(lái)文件管理
5.5.1 外來(lái)文件不可涂改或損毀,并保持其完整性，并加蓋“外來(lái)文件”章。如是感熱紙傳真時(shí),則需拷貝管理。
5.5.2 電子文檔管理：各部門(mén)電子文檔自行保存并定期備份，防止文件丟失。
5.6 文件評(píng)審
5.6.1《質(zhì)量手冊(cè)》每年至少應(yīng)評(píng)審一次;
5.6.1程序文件和三階文件在標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變更或必要時(shí)進(jìn)行評(píng)審，至少三年評(píng)審一次，并再次批準(zhǔn)。
6. 相關(guān)文件
無(wú)。
7. 相關(guān)表單
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序 號(hào) |
相 關(guān) 記 錄 |
保 存 期 限 |
備注 |
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1 |
外來(lái)文件一覽表 |
保持最新版 |
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2 |
文件分發(fā)登記表 |
保持最新版 |
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3 |
文件申請(qǐng)、更改、補(bǔ)發(fā)、報(bào)廢單 |
一年 |
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8. 附件
8.1 附件一: “文件受控”章
8.2 附件二: “外來(lái)文件”章
8.3 附件三: “作廢文件”章
山西9000認(rèn)證公司主要業(yè)務(wù)：ISO9001質(zhì)量認(rèn)證、ISO14001環(huán)境認(rèn)證、HACCP食品認(rèn)證、TS16949汽車(chē)行業(yè)認(rèn)證、CE產(chǎn)品安全認(rèn)證
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